Электронный документооборот находит все больше поклонников. У представленного формата множество выгод и преимуществ. Классический кадровый документооборот предполагает высокие денежные затраты. В этом случае придется часто инициировать курьерские и почтовые отправления. Кроме того, присутствует высокая вероятность испортить либо потерять документы. Бумаги нужно будет вынуждено передавать от одного лица к другому. Отдельно также стоит отметить возможные проблемы с организацией. КЭДО же кардинально меняет ситуацию в лучшую сторону.
Кадровый документооборот экономит время и силы. В этом случае открываются широкие возможности для систематизации. Теперь получить доступ к любому документу можно за считанные минуты. Так получится сэкономить также деньги. Можно исключить вероятность того, что документ испортится или потеряется. Онлайн система предполагает круглосуточный доступ и открывает возможность беспрепятственно обмениваться данными.
Кадровый электронный документооборот постепенно совершенствуется. Это касается также законодательной части. В настоящий момент утверждены единые требования и стандарты. Они имеют отношение к форматам документов и составу. Закон говорит о том, что работодатель самостоятельно принимает решение на предмет введения электронного документооборота.
Кадровый документооборот можно внедрять постепенно и последовательно. Для работы с электронными документами работодатель вправе применять специальную платформу «Работа в России». Доступ возможен, в том числе через портал госуслуг либо прочую информационную систему. При этом кадровый документооборот в обязательном порядке должен быть совмещен с порталом Роструд.
Кроме того, в настоящее время кадровый документооборот обязан включать ряд обязательных структурных элементов. Речь идет об основной части документа и его приложениях (они могут быть предназначены для графических, табличных, текстовых и структурированных данных), электронной подписи, машиночитаемой доверенности и описании электронного документа. Каждый структурный элемент обязан включать наименование и тип назначения, а также признак обязательности. Работодатели должны ориентироваться на таблицу кодов, которая находится в свободном доступе.