Топливо — одна из основных статей расхода для бизнеса, использующего автотранспорт. Согласно статистике, логистические компании тратят примерно 50 % средств на горючее, регулярный ремонт и обслуживание машин. Для фирм, не связанных напрямую с перевозками грузов, эта цифра ниже — около 20 %. Тем не менее это достаточно большие расходы, которые еще и постоянно растут из-за подорожания топлива. Поэтому компаниям приходится искать новые способы экономии на бензине и дизеле.
Одним из самых перспективных методов сокращения расходов являются топливные карты. В этой статье мы разберемся, как с их помощью можно сэкономить до 30 % от всего объема средств, выделяемого на горючее.
Возврат НДС
Налог на добавленную стоимость составляет 20 % от цены любого горючего. Например, тратя 100 000 рублей в месяц на бензин, вы отдаете 20 000 государству. При этом коммерческим организациям разрешено оформлять вычет после покупки топлива для своей работы. Для возврата средств от предпринимателя требуются лишь две вещи: сбор объемного пакета документов и доказательство того, что горючее будет расходоваться для целей бизнеса. Чтобы оформить вычет, компании необходимо предоставить УПД или счета-фактуры, накладные и прочие бумаги. Их подготовка к отправке в налоговую занимает время, а бухгалтеры часто работают на сдельной основе. Поэтому сэкономить 20 %, привлекая сотрудников на аутсорсе, точно не получится — часть средств уйдет на оплату труда. Брать работника в штат для оформления таких документов тоже невыгодно.
Выход из этой ситуации довольно прост — оформить топливную карту на юридическое лицо. С ее помощью можно перевести все транзакции в электронный формат. Уже это обстоятельство само по себе позволит сэкономить, поскольку вашим бухгалтерам не придется собирать чеки и вручную проверять платежи. Более того, многие процессинговые компании предоставляют готовые пакеты документов для передачи в налоговую. Их не нужно править, поскольку они готовы к моментальной пересылке.
Предотвращение краж
Согласно подсчетам специалистов компании «МАСТЕРС», примерно 10 % от всех расходов на топливо занимают кражи горючего собственными сотрудниками. Существуют десятки схем, с помощью которых водители могут обманывать работодателей. Самые простые из них заключаются в банальном сливе топлива через шланг. Если руководитель попросит отчитаться о том, куда пропали 10–20 литров, сотрудник может сказать, что долго работала печка или кондиционер. Более сложные схемы могут включать в себя не только водителей, но и работников или даже владельцев автозаправочных станций, поэтому их разоблачить не так уж и просто. Однако проблема решается сама собой, если все транзакции переводятся в безналичную форму.
Топливные карты для бизнеса специально создаются так, чтобы контролировать выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей. В частности, они предоставляют руководителям полную информацию о любых транзакциях и состоянии всех счетов. Благодаря этому можно легко отследить водителя, который намеренно перерасходует топливо — с его карты будет списываться значительно больше средств, чем с других. При необходимости на счет такого работника можно поставить суточный и месячный лимит, а при возникновении подозрительной активности — заблокировать его до выяснения обстоятельств происшествия.
Сокращение нагрузки на бухгалтеров
В большинстве небольших компаний нет штатных специалистов, занятых исключительно ведением бухгалтерии. Подготовка отчетности, как правило, отдается сторонним фирмам, которые берут плату за каждую операцию. Следовательно, чем больше у компании бумажной работы, тем сильнее расход средств. Топливной сферы это тоже касается — для подготовки отчетов нужны чеки, которые водители регулярно теряют или забывают. Из-за этого эффективность бухгалтеров снижается, а размер оплаты — увеличивается.
Даже в том случае, если соответствующий сотрудник есть в штате, перегружать его — не лучшая идея. Ведь любые переработки оплачиваются в двойном размере. Сотруднику, который собирает не только финансовые, но и топливные отчеты, в любом случае придется задерживаться на рабочем месте.
Таким образом, топливная карта способна помочь и тем фирмам, которые обращаются к аутсорсерам, и тем, у кого есть штатный бухгалтер. В первом случае вы просто сэкономите на услугах подрядчика. Во втором — перестанете платить за переработки.
Заключение
В статье мы разобрали только наиболее значимые преимущества топливных карт, которые помогают транспортным компаниям экономить до 30 % от текущих расходов на топливо. Существует масса других факторов, способствующих сокращению трат. Топливные карты позволяют исключить заправки некачественным горючим, уменьшить количество «кругов» на маршрутах и т. д. Поэтому перевод платежей в безналичную форму, безусловно, можно считать верным решением для бизнеса.