Автоматизация бизнес-процессов: как выбрать, что оцифровать в первую очередь

В современном мире бизнес-процессы становятся всё более сложными и объёмными. Автоматизация позволяет оптимизировать работу, сократить время на рутинные задачи и повысить эффективность бизнеса. Нативное управление бизнес-процессами bpmteam.ru Однако выбор процессов для оцифровки может стать непростой задачей. В этой статье мы рассмотрим основные принципы и подходы к выбору бизнес-процессов для автоматизации, а также обсудим, какие факторы следует учитывать при принятии решения.

Что такое бизнес-процесс и зачем его автоматизировать

Бизнес-процесс — цепочка действий, которая приводит к конкретному результату: от найма сотрудника до отгрузки товара клиенту. Автоматизация подразумевает передачу части этих действий программам.

Но не каждую операцию стоит оцифровывать. Например:

• Если процесс выполняется редко и требует креатива;
• Когда затраты на разработку системы превысят экономию;
• Если компания ещё не формализовала workflow.

Главный принцип: автоматизировать то, что уже работает стабильно, но «буксует» из-за человеческого фактора или ограничений масштабирования.

Кейсы: как автоматизация меняла бизнес-модели

Велопрокат: свобода для собственника

Клиент управлял 10 велосипедами через Excel-таблицы. Мы создали CRM с графиком аренды, онлайн-оплатой и автоматической фиксацией доходов/расходов. Результат:

• Собственник контролировал бизнес удалённо;
• Любой сотрудник мог работать без обучения;
• Система сама напоминала о техобслуживании.

Мастерская по изготовлению ключей

Проблема: владелец тратил время на закупку заготовок и расчёт зарплаты мастера. Решение:

• Интеграция сайта с банковским счётом и системой учёта;
• Автоматический заказ материалов при снижении запасов;
• Расчёт заработка сотрудника на основе выполненных заказов.

Логистическая компания: масштаб без ошибок

Три менеджера вручную формировали документы для перевозок, что приводило к ошибкам. После автоматизации:

• Данные о клиентах и исполнителях подтягивались из базы;
• Договоры и акты генерировались автоматически;
• Система проверяла корректность введённой информации.

Итог: компания выросла в 5 раз за 4 года.

Когда бизнесу нужна автоматизация: 4 сценария

Сценарий 1: Освободить собственника от операционки

Если владелец хочет перестать быть «заложником» ежедневных задач, автоматизация становится инструментом делегирования.

Сценарий 2: Подготовка к масштабированию

Ручные процессы, работающие на 10 сотрудников, становятся тормозом при росте команды. Автоматизация создаёт «цифровой каркас» для расширения.

Сценарий 3: Устранение узких мест

Пример: менеджеры тратят 40% времени на оформление документов. Внедрение шаблонов и системы валидации данных сокращает затраты до 1%.

Сценарий 4: Снижение рисков

Ошибки в договорах, пропущенные сроки, потеря данных — автоматизация минимизирует человеческий фактор.

Как оценить процесс: фреймворк для принятия решений

Чтобы понять, что автоматизировать в первую очередь, мы используем систему тегов. Для каждого процесса определяем:

Влияние на прибыль

• Прямое (например, обработка заказов)
• Косвенное (например, учёт рабочего времени

Риски

• Высокая вероятность ошибок
• Критичность ошибок для бизнеса

Связь с масштабированием

• Процесс усложняется при росте компании
• Остаётся стабильным независимо от объёмов

Степень стандартизации

• Линейные операции без исключений
• Множество сценариев и условий

Методы анализа процессов

1. Поиск «узких горлышек»

Методика Bottleneck Analysis помогает найти этапы, которые тормозят всю цепочку. Инструменты:

• Картирование процессов (BPMN);

• Диаграмма Ишикавы для анализа причин проблем.

2. Теория ограничений (TOC)

Фокус на устранении ключевого ограничения, которое мешает системе работать эффективно.

3. Принцип «низко висящих фруктов»

Сначала автоматизировать процессы, которые:

• Требуют минимальных затрат на внедрение;

• Дают быстрый экономический эффект.

Расчёт окупаемости: стоит ли игра свеч

Перед стартом проекта считаем:

1. Текущие затраты — время сотрудников, прямые издержки.
2. Стоимость автоматизации — разработка, внедрение, обучение.
3. Экономию — высвобожденные ресурсы, снижение ошибок.

Если срок окупаемости превышает 1-2 года, стоит пересмотреть подход или выбрать другой процесс.

Готовое решение vs индивидуальная разработка

Готовые платформы (CRM, ERP):

• Плюсы: низкая стоимость, быстрое внедрение;

• Минусы: необходимость подстраиваться под шаблон.

Кастомные системы:

• Плюсы: идеальное соответствие бизнес-логике;

• Минусы: высокая цена, длительные сроки.

Наш опыт: стартапам и малому бизнесу подходят коробочные решения. Компаниям со сложными процессами или амбициями масштабирования — индивидуальная разработка.

От автоматизации процессов к цифровой трансформации: этапы внедрения

Первые шаги — анализ и выбор приоритетов — вы уже сделали. Теперь наступает этап проектирования и интеграции решений. Здесь важно избежать распространённой ошибки: пытаться автоматизировать всё сразу. Лучше двигаться поэтапно, проверяя гипотезы на практике.

Этап 1: Прототипирование и тестирование гипотез

Создайте упрощённую версию системы для проверки ключевых функций. Например, для автоматизации документооборота:

• Разработайте шаблон договора с автоподстановкой данных клиента;
• Настройте уведомления о сроках подписания;
• Протестируйте на 2-3 менеджерах в течение недели.

Такой подход позволяет выявить недочёты до полномасштабного внедрения. В одном из проектов для сети аптек мы сократили время на согласование акций с 3 дней до 4 часов, начав с автоматизации только этапа утверждения скидок.

Этап 2: Интеграция с экосистемой компании

85% провалов автоматизации связаны с изолированностью новых систем. Проверьте совместимость решений с текущими инструментами:

• CRM должна «общаться» с бухгалтерским софтом;
• Система учёта запасов — синхронизироваться с маркетплейсами;
• Чат-боты — передавать данные в базу клиентов.

Пример: при автоматизации call-центра для страховой компании мы подключили голосового ассистента к внутренней CRM и системе расчёта выплат. Это убрало дублирование данных и сократило время обработки звонка на 40%.

Работа с сопротивлением: как вовлечь команду

Техническая часть — только 30% успеха. Главное — научить сотрудников работать в новых условиях. Три правила адаптации:

Объясните «зачем»
Проведите воркшопы, где наглядно покажите:

• Как система сэкономит время персонала;
• Какие рутинные задачи исчезнут;
• Как это повлияет на KPI и премии.

Назначьте «агентов изменений»
Выберите в каждом отделе сотрудников, которые первыми освоят инструменты и станут внутренними экспертами. В логистической компании после такого подхода 70% команды начали активно использовать новую систему уже через неделю.

Введите геймификацию
Добавьте элементы соревнования:

• Баллы за быстрое освоение функций;
• Рейтинги по количеству задач, выполненных через систему;
• Бонусы за предложения по улучшению.

Метрики успеха: как оценить эффективность

Автоматизация ради автоматизации бессмысленна. Внедрите систему показателей для каждого процесса:

В проекте для франшизы кофеен мы отслеживали:

• Время формирования заказа поставщику (снизилось с 2 часов до 15 минут);
• Количество ошибок в закупках (упало на 90%);
• Средний чек заведения (вырос на 17% за счёт оптимизации ассортимента).

5 ошибок, которые сведут на нет все усилия

Игнорирование этапа тестирования
Внедрение «сырого» решения демотивирует команду. Всегда запускайте пилотный проект в одном отделе или филиале.

Жёсткая привязка к текущим процессам
Автоматизация — повод пересмотреть устаревшие схемы. Не копируйте в цифру неэффективные ручные процедуры.

Экономия на обратной связи
Раз в 2 недели собирайте фидбек от пользователей. В одном случае благодаря комментариям бухгалтера мы упростили процесс согласования актов — убрали 4 лишних шага.

Отсутствие плана Б
Продумайте аварийные сценарии:

• Как сотрудники будут работать при отключении системы;
• Кто и как быстро устранит сбои;
• Где хранятся резервные копии данных.

Прекращение развития системы
Цифровизация — непрерывный процесс. Заложите в бюджет регулярные обновления (хотя бы 15% от стоимости внедрения).

Дорожная карта перехода к оцифровке

Когда ключевые процессы автоматизированы, можно двигаться дальше:

1. Создание единого data-хаба. Объедините разрозненные данные из CRM, ERP, сайта и соцсетей в одном хранилище. Это основа для аналитики и AI-решений.
2. Внедрение предиктивной аналитики. На примере ритейла: система прогнозирует спрос на товары, учитывая сезонность, погоду и события в городе.
3. Цифровые двойники процессов. 3D-модели производства, симуляторы логистических маршрутов или виртуальные карты клиентского опыта помогают находить скрытые резервы.
4. Интеграция IoT. Датчики на оборудовании, умные ценники или чат-боты с NLP — следующий уровень цифровой зрелости.

В проекте для производителя стройматериалов мы соединили данные с датчиков на станках, систему контроля качества и логистический модуль. Это позволило сократить простои на 25% и предсказывать поломки за 2 недели до возникновения.

Заключение: автоматизация как часть стратегии

Цифровая трансформация — не разовое событие, а элемент корпоративной культуры. Начните с малого, но сразу внедряйте принципы:

• Данные — основа решений;
• Скорость важнее перфекционизма;
• Ошибки — часть процесса улучшений.

В следующем материале разберём, как на базе автоматизированных процессов создать цифровые продукты для монетизации. Вы узнаете:

• Как превратить внутреннюю CRM в SaaS-платформу;
• Почему ваши наработки могут быть ценны для рынка;
• Какие этапы пройти от идеи до коммерческого релиза.

P.S. Если после прочтения вы смогли выделить 2-3 процесса для автоматизации — наша цель достигнута. Действуйте, тестируйте, и пусть цифры работают на вас!